Ở nơi làm việc, phép tặng hoa xoay quanh một điều: văn phòng là không gian dùng chung. Trao hoa vào lúc không cắt ngang cuộc họp hay việc gấp, chọn bó gọn vừa một góc bàn, ưu tiên hoa mùi nhẹ vì phòng điều hoà thường kín, và nghĩ trước ai sẽ lo nước, lo dọn khi hoa tàn. Làm được bốn điều đó, bó hoa thành niềm vui chung chứ không thành phiền phức cho người ngồi cạnh.
Bài này không bàn chuyện tặng hoa cho ai trong công ty (đồng nghiệp, cấp trên) hay dịp gì, mà bàn về cách ứng xử với bó hoa trong một không gian nhiều người: từ lúc hoa được trao hoặc giao tới, cho đến lúc nó được mang về hay bỏ đi. Phần lớn điều trong bài cũng đúng với trường học, phòng khám, cửa hàng hay bất kỳ nơi nào nhiều người cùng làm việc. Nói gọn: bó hoa ở chỗ làm vui nhất khi người nhận vui mà người ngồi cạnh cũng không phiền.
Vì sao văn phòng khác nhà riêng
Ở nhà, bó hoa chỉ cần hợp với người nhận. Ở văn phòng, nó còn phải hợp với hai chục người khác cùng hít chung một bầu không khí, cùng đi chung một lối, dùng chung một bồn rửa. Người ngồi cạnh có thể bị dị ứng phấn hoa, người phòng bên có thể khó chịu với hương nồng, bàn làm việc có thể chỉ đủ chỗ cho máy tính và chồng hồ sơ. Một bó hoa đẹp ở nhà có thể thành vật cản ở văn phòng.
Văn phòng cũng có nhịp riêng. Buổi sáng đầu tuần thường là giờ họp, cuối tháng là giờ chốt số, giờ nghỉ trưa là lúc nhiều người muốn yên tĩnh. Trao hoa vào đúng những lúc này dễ làm người nhận phải chọn giữa đón hoa cho trọn và giữ nhịp làm việc. Và không như ở nhà, mọi khoảnh khắc trao nhận đều có người khác nhìn thấy, nên cả người tặng lẫn người nhận đều cần thêm một chút tinh ý.
Cuối cùng, văn phòng có quy định. Một số công ty hạn chế người lạ lên tầng làm việc, có nơi yêu cầu mọi đồ giao tới phải để ở lễ tân, có nơi không cho để cây tươi trong một số khu vực. Biết trước những điều này giúp bó hoa tới đúng tay mà không làm phiền ai.
Trao hoa vào lúc nào trong ngày làm việc
Đầu giờ sáng, trước khi việc cuốn đi. Mười lăm phút đầu ngày, khi mọi người vừa tới, pha cà phê, mở máy, là lúc trao hoa nhẹ nhàng nhất. Người nhận có cả ngày để ngắm hoa, có thời gian tìm bình, và không phải bỏ dở việc gì.
Tránh giữa cuộc họp và giờ chốt việc. Đừng mang hoa vào phòng họp để trao giữa chừng, trừ khi đó là phần đã được sắp xếp. Cuối tháng, cuối quý hay những ngày có hạn chót, hoa nên chờ tới cuối giờ.
Cuối giờ chiều, khi hoa sẽ được mang về. Nếu bó hoa lớn và người nhận định mang về nhà, trao lúc cuối giờ giúp họ không phải giữ bó hoa trên bàn cả ngày rồi lại lỉnh kỉnh mang đi.
Giờ nghỉ trưa thì nhẹ nhàng. Nhiều người tranh thủ chợp mắt hay ăn trưa yên tĩnh. Một màn trao hoa ồn ào giữa trưa có thể làm cả phòng thức giấc. Nếu phải trao giờ này, trao khẽ, ở chỗ không làm phiền ai.
Đặt bó hoa ở đâu cho khỏi vướng
Chỗ đặt hoa tốt nhất là góc bàn của chính người nhận, phía xa máy tính và ổ điện. Bình nước đổ trên bàn phím hay dải ổ cắm là tai nạn văn phòng không hiếm, và chủ của bó hoa thường là người ngại nhất khi phải nhờ đồng nghiệp lau. Bình nặng đáy, miệng hẹp vừa ít đổ vừa ít bay hơi hơn bình cao mảnh.
Đừng để bó hoa lấn sang bàn người bên cạnh, chắn lối đi, hay che tầm nhìn của người ngồi đối diện. Bó cao trên bàn làm việc nhìn đẹp lúc đầu nhưng nhanh chóng thành bức tường giữa hai người. Nếu bàn quá nhỏ, có thể đặt ở khu chung như kệ tủ hồ sơ, bàn tiếp khách hay khu pha trà, kèm lời mời mọi người cùng ngắm.
Tránh đặt hoa ở chỗ nắng chiếu trực tiếp qua cửa kính hay ngay dưới cửa gió điều hoà. Nắng làm hoa nhanh tàn, còn luồng gió lạnh và khô làm cánh hoa héo mép chỉ sau một hai ngày. Chỗ sáng nhưng không nắng gắt, không có gió thổi thẳng là chỗ hoa sống lâu nhất.
Với văn phòng làm việc theo kiểu không có chỗ ngồi cố định, mỗi ngày ngồi một bàn, bó hoa cá nhân nên được mang về sau giờ làm hoặc đặt ở khu chung, vì sáng hôm sau một người khác có thể cần chiếc bàn đó.
Chọn hoa theo không gian văn phòng
Không phải hoa nào cũng hợp với không gian kín, đông người. Bảng dưới gợi ý theo những điều nhiều văn phòng hay gặp.
| Điều cần tính | Nên chọn | Nên tránh |
|---|---|---|
| Phòng điều hoà kín | Hoa mùi nhẹ hoặc không mùi: hồng, cẩm chướng, tulip, cát tường | Ly thơm, huệ, nhài với lượng lớn |
| Bàn làm việc nhỏ | Bó tròn gọn, bình thấp, hoa cắm sẵn trong cốc | Bó cao, bó lệch vươn ra |
| Đồng nghiệp có người dị ứng | Ít loài, ít phấn lộ; hỏi trước | Bó trộn nhiều loài, hoa nhiều phấn rơi |
| Người nhận về bằng xe máy | Bó vừa tay, giấy gói chắc, có túi đựng | Bó lớn, kệ hoa, giỏ hoa nặng |
| Khu tiếp khách, lễ tân | Bình hoặc chậu nhỏ bền, dễ chăm | Hoa nhanh tàn, rụng cánh nhiều |
Nếu bạn đặt hoa giao tới văn phòng của người khác mà không biết không gian ở đó, chọn cỡ vừa và mùi nhẹ là an toàn nhất. Bó hoa lớn hợp với sảnh khai trương hơn là với một bàn làm việc rộng hơn mét vuông một chút.
Hoa được giao tới công ty: phép với lễ tân và bảo vệ
Hỏi trước quy định nhận đồ. Nhiều toà nhà văn phòng không cho người giao hàng lên tầng. Hoa phải để ở lễ tân hoặc quầy bảo vệ, và người nhận xuống lấy. Nếu bạn đặt hoa giao tới, ghi rõ tên, phòng ban của người nhận để lễ tân báo đúng người.
Đừng để lễ tân giữ hoa cả ngày. Nếu bạn là người nhận và được báo có hoa, xuống lấy sớm. Bó hoa nằm ở quầy lễ tân cả buổi vừa héo, vừa chiếm chỗ của người khác, vừa làm lễ tân phải trả lời câu hỏi của khách đi qua.
Một lời cảm ơn với người nhận hộ. Lễ tân, bảo vệ hay đồng nghiệp nhận hộ hoa cho bạn đã làm thêm một việc không thuộc phần mình. Một câu cảm ơn, hay mời họ một bông nếu bó hoa nhiều, là phép lịch sự nhỏ.
Hoa giao khi người nhận vắng mặt. Nếu người nhận nghỉ phép, đi công tác, đồng nghiệp nhận hộ nên cắm hoa vào nước ngay và nhắn cho người nhận biết. Bó hoa để nguyên giấy gói ba ngày trên bàn trống thì không còn gì để nhận.
Hoa của người khác trên bàn bên cạnh
Khi đồng nghiệp nhận hoa, phản ứng tự nhiên là tò mò: ai tặng, dịp gì, bao nhiêu tiền. Phép lịch sự ở đây đơn giản: chúc mừng một câu, khen hoa đẹp, và dừng ở đó. Đừng đọc thiệp của người khác, đừng đoán người gửi trước mặt cả phòng, và tuyệt đối không bình luận giá của bó hoa. Người nhận muốn kể thì họ sẽ kể.
Nếu bó hoa của đồng nghiệp làm bạn khó chịu, vì mùi nồng hay vì bạn dị ứng, hãy nói nhẹ nhàng và riêng: "hoa đẹp quá, nhưng mình hơi hắt hơi với hoa ly, chị có thể dời sang kệ bên kia được không". Phần lớn người nhận sẽ vui vẻ dời đi, vì họ cũng không muốn bó hoa của mình làm phiền ai. Đừng lẳng lặng dời hoa của người khác khi họ không có mặt.
Với những dịp cả phòng cùng tặng hoa như 8/3, 20/10 hay Ngày Quốc tế Nam giới 19/11, người lo hoa chung nên kiểm danh sách cẩn thận để không ai bị sót, kể cả người đang nghỉ phép, người làm ca khác hay đồng nghiệp mới vào. Một bó hoa thiếu tên trong ngày cả phòng đều có là điều người bị quên nhớ rất lâu.
Ngược lại, nếu chỉ một người trong phòng nhận được hoa riêng vào một ngày lễ chung, người ấy cũng nên tế nhị: đặt hoa ở bàn mình, không mang đi khoe từng bàn, và nếu bó hoa lớn, mời mọi người cùng chia vài bông. Niềm vui được chia ra thường nhẹ nhàng hơn niềm vui được trưng ra.
Khi người tặng là cấp trên hoặc công ty
Hoa thay mặt tập thể nên trao công khai. Khi công ty hay trưởng phòng tặng hoa chúc mừng sinh nhật, thâm niên, thành tích của một nhân viên, trao trước cả phòng giúp mọi người hiểu đây là sự ghi nhận chung, không phải quan hệ riêng. Thiệp nên ghi tên phòng hoặc tên công ty.
Giữ cùng một mức cho mọi người. Nếu phòng có lệ tặng hoa sinh nhật, mỗi người nên nhận một bó tương tự nhau về cỡ và cách trao. Bó của người này to hẳn bó của người kia, dù vô tình, cũng dễ thành chuyện bàn tán.
Tôn trọng người không muốn được chú ý. Có nhân viên không thích tổ chức sinh nhật ở văn phòng. Người lo hoa chung nên hỏi trước một lần khi người đó mới vào, rồi ghi nhớ, thay vì mỗi năm lại làm họ khó xử.
Bình hoa chung và chuyện dọn dẹp
Nhiều văn phòng có bình hoa chung ở khu tiếp khách hay phòng họp. Bình hoa chung thường đẹp trong hai ngày đầu rồi bị bỏ quên, nước đục, cánh rụng đầy mặt bàn. Lý do đơn giản: không ai được giao việc chăm nó. Nếu phòng bạn có bình hoa chung, phân công rõ ai thay nước, ai dọn khi hoa tàn, theo tuần hoặc theo lượt, sẽ giữ được nó tươi và tránh những lời phàn nàn ngầm.
Hoa cá nhân trên bàn cũng vậy. Khi hoa bắt đầu tàn, rụng cánh, nước có mùi, người nhận nên mang về hoặc bỏ đi, thay vì để thêm vài ngày cho có. Bỏ hoa tàn vào thùng rác chung thì gói lại, vắt ráo nước, để không làm ướt túi rác và không để nước đọng có mùi trong văn phòng qua đêm.
Trước kỳ nghỉ dài như Tết hay nghỉ lễ, nhớ dọn hết hoa trên bàn. Một bình hoa để qua mười ngày trong văn phòng đóng cửa sẽ là thứ đầu tiên mọi người ngửi thấy khi quay lại làm việc. Nếu hoa còn tươi vào ngày cuối trước kỳ nghỉ, mang về nhà hoặc tặng người trực văn phòng là cách giữ trọn bó hoa.
Câu hỏi thường gặp
Có nên mang hoa vào phòng họp để tặng không?
Chỉ khi việc trao hoa là một phần đã được sắp xếp, ví dụ chúc mừng một người vào đầu buổi họp toàn phòng. Tự ý mang hoa vào trao giữa cuộc họp đang diễn ra sẽ cắt ngang công việc của nhiều người. Đầu giờ sáng hoặc cuối giờ chiều thường là lúc hợp hơn.
Đồng nghiệp ngồi cạnh bị dị ứng thì có nên để hoa trên bàn không?
Nên hỏi họ trước. Nếu họ thấy khó chịu, đặt hoa ở khu chung xa chỗ ngồi của họ, hoặc mang về nhà sau giờ làm. Bó hoa của bạn không nên trở thành lý do khiến người khác làm việc khó chịu cả tuần.
Nhận hoa ở công ty mà đi xe máy về thì làm sao?
Nhờ người tặng hoặc tiệm cho thêm túi giấy cứng có quai, hoặc cuộn giấy gói lại và đặt bó hoa nằm trong cốp xe hoặc giỏ xe có lót. Nếu bó quá lớn, có thể để lại văn phòng một hai ngày rồi mang về dần vài bông, hoặc tách một phần tặng đồng nghiệp.
Có nên tặng hoa cho đồng nghiệp ở bộ phận khác không quen lắm?
Được nếu có lý do rõ ràng, ví dụ cảm ơn họ đã hỗ trợ dự án. Nên chọn bó nhỏ, mùi nhẹ, kèm một câu cảm ơn cụ thể. Bó hoa quá lớn cho người không thân dễ gây thắc mắc trong cả hai phòng.
Văn phòng không cho để cây tươi thì tặng hoa thế nào?
Trao ở sảnh, ở khu nghỉ ngoài khu làm việc, hoặc giao về nhà người nhận. Nếu là hoa chung của cả phòng, có thể đặt ở khu ăn uống hay phòng nghỉ nếu những nơi đó không bị hạn chế. Tôn trọng quy định của công ty là điều trước tiên.
